+38 044 2296446|+7 499 3502541
23.11.2017

Малый бизнес: как сэкономить на автоматизации кофейни, киоска

На этапе открытия бизнеса вам нужно много, точно и быстро считать. Склад и касса, расчеты с поставщиками, управление заказами на выдачу и на доставку. А зарплата, налоги, отчеты?

Калькуляторы и тетради уже не тянут на себе такой объем задач. Важные записи все чаще теряются. Официанты и продавцы в суматохе забывают, что просил посетитель. Появляются первые негативные отзывы…. Вы начинаете задумываться о компьютерном учете.

 

Автоматизация кофейни: как выбрать ПО

 

Программное обеспечение для кофеен выполняет три основные функции:

  1. Учёт и обработка заказов посетителей. В стационарном заведении с кухней заказы передаются с дисплея на дисплей или принтер. Официанту или кассиру нет нужды идти в кухню с рукописным бланком.
  2. Управление гостепримством и лояльностью — карта столов для удобной рассадки посетителей, база гостей с индивидуальными карточками, программы скидок и бонусов для постоянных клиентов.
  3. Управление финансами, складом и персоналом. Продажи, касса, движение товаров, продуктивность каждого сотрудника связаны в единую систему обмена данными. Можно управлять централизованным складом и создать отдельные склады для каждой точки.

Первое, что приходит на ум начинающему предпринимателю – бухгалтерская программа с подключёнными кассовыми аппаратами. Нужна ли она малому бизнесу?

 

Обычная бухгалтерия: плюсы и минусы

 

<img src=”https://smarttouchpos.eu” alt=”автоматизация учета”>

Бухгалтерские программы ведут детальный учёт финансов, имущества на балансе вашей торговой точки. Они понадобятся в период активного роста бизнеса.

На этапе открытия точки обычная бухгалтерия невыгодна по двум причинам:

1. Большие затраты:

  • Лицензионная версия (с установкой) – от 200 у.е.
  • Сервер для хранения бизнес-данных (покупка, подключение) – от 2 000 у.е.
  • Услуги приходящего системного администратора (IT-аутсорсинг) –от  100 у.е. /мес.

2. Остаток «свободного» функционала. Многое из того, что есть в типовых бухгалтерских программах, окажется незадействованным на малой торговой точке.

3. Бухгалтерская программа не управляет продажами – лишь фиксирует их результаты. Вы не сможете:

  • передавать заказы на кухню, бар, склад и обратно;
  • контролировать точность и своевременность выполнения заказов;
  • оценивать эффективность работы каждого сотрудника;
  • вести учёт продаж на уличных торговых точках (киоск, мобильная кофейня);

Ключевой минус обычной бухгалтерии  — отсутствие CRM, или системы эффективных коммуникаций с клиентами. CRM предназначены для улучшения качества обслуживания посетителей. Они помогают повысить уровень продаж и оптимизировать маркетинг.

Когда ваш бизнес вырастет от ИП до частного предприятия, бухгалтерская программа становится необходимой. Даже тогда получится экономить – платить аутсорсинговой компании за ведение бухгалтерии. Так вы избежите затрат  на программу, оборудование, зарплату штатным специалистам.

На этапе открытия точки продаж вам нужно организовать простой автоматизированный учёт, управление заказами и ресурсами бизнеса. Эти задачи выполняют POS программы. О них и пойдёт речь дальше.

 

POS программы для кофейни — чем полезны и как работают

 

Приложения POS ( англ.Point-of-sale — точка продаж) автоматизируют все процессы вашего заведения:

  • обслуживание гостей — продажи кофе, выпечки, десертов.
  • движение товаров на складе и средств по кассе
  • программы лояльности – скидки, акции, бонусы;
  • учет работы персонала на каждой точке продаж
  • отчеты и анализ успешности бизнеса.

Центром учета и отчетности становится виртуальная административная панель. Это отдельный блок POS-программы с доступом для владельца и менеджеров. В любой момент они могут поднять отчеты по складу, кассе, открытым и закрытым заказам, узнать прибыльность бизнеса и сумму налогов за месяц. Здесь же ведется учет персонала, зарплаты, клиентской базы и персональных бонусов.

 

Оборудование для POS программ

 

Одно из технологических преимуществ POS программы кофейни – возможность установки на портативные ПК и мобильные устройства (планшеты,смартфоны). Часть функций выводится на смартфоны в качестве дополнительных приложений.  Например, владелец сети кофеен может прочесть краткие отчёты с каждой точки, а посетитель — заказать кофе и десерт с доставкой на дом или в офис.

Для мобильных POS-программ не нужно покупать собственную систему обмена данными. Информация хранится на удалённом сервере.

 

<img src=”https://smarttouchpos.eu” alt=”бесплатный облачный сервер”>

 

«Облачные» серверы сохраняют бизнес-данные в закрытой зоне. К ней не имеет доступ даже провайдер, который отвечает за качество работы хранилища. Правами доступа обладает только заказчик и его доверенные лица.

«Облако» помогает обмениваться данными внутри вашего бизнеса. С ним легко управлять одной точкой продажи либо целой сетью кофеен.

 

<img src=”https://smarttouchpos.eu” alt=”автоматизация торговли”>

 

Плата за использование удалённого сервера входит в стоимость ежемесячной подписки на POS-программу. Вы экономите тысячи долларов на закупке и техподдержке собственного оборудования. Кроме того, не рискуете потерять данные из-за поломке, уничтожении либо изъятии сервера и ПК.

Стандартный комплект POS оборудования для кофейни:

  1. Дисплей с клавиатурой или планшет на подставке
  2. Кассовый аппарат или фискальный регистратор (по необходимости)
  3. Термопринтер — печатает встречки, пречеки, чеки оплаты
  4. Сканер штрих-кодов — ускоряет приём товара на склад
  5. Платёжный терминал банковских карт.

Планшеты удобны для небольших заведений: кофеен в зданиях, киосков, автофургонов и велокафе. Они занимают меньше места по сравнению с бесконтактным дисплеем — за счет отсутствия клавиатуры, компактного размещения чекового принтера и денежного ящика.

Посмотреть POS-оборудование

На каждой точке продаж можно расположить планшеты и сделать их терминалами с подключенной техникой: принтерами, сканерами, кассовыми аппаратами, т.п.  Комплект оборудования подбирается по специфике бизнеса и типу налогообложения.

Как выбирать POS-программы

Многие предприниматели ориентируются на советы более опытных бизнесменов. Мы рекомендуем самостоятельный, простой и надёжный способ оценки программных решений. Он состоит из 5-ти шагов:

1. Определить:

  • функциональные блоки  — рабочие участки, точки продаж, точки контроля.
  • процессы – чем занимаются в каждом блоке
  • цель и задачи — по каждому блоку и процессу.

2. Выбрать 2-3 программы автоматизации кофейни. Каждый провайдер предоставляет до 2-х недель бесплатного пользования всеми функциями своей POS системы.

3. Составить план тестирования – с учетом того, что вы сможете одновременно проверять в работе лишь одну программу.

4. Оформить подписку, связаться со службой техподдержки. Программа может быть сколь угодно хороша, но без грамотного внедрения и поддержки остаться «мёртвым» файлом в вашей папке загрузок. Ответственный, внимательный провайдер подскажет, как внедрить POS в бизнес, поможет выбрать POS оборудование  и обучить персонал.

Подписаться на бесплатное тестирование нашей программы для кофейни можно здесь. Мы вышлем доступ ко всем приложениям системы и поможем настроить её под ваш тип бизнеса.

Поделиться: