Этапы внедрения автоматизации

Вы владеете рестораном, кафе, баром или только планируете открывать бизнес? Хотите сделать все возможное для работы заведения согласно современным принципам, но до сих пор не знаете, какие действия предпринимать? Идеальным решением станет внедрение системы автоматизации, делающей предпринимательскую деятельность более продуктивной. Благодаря использованию программного обеспечения существенно упрощается процесс управления заведения. Более того, появляется множество преимуществ как для сотрудников кафе или ресторана, так и для посетителей.

Для чего нужна автоматизация?

Одна из главных причин, по которой многие предприниматели внедряют автоматизацию, заключается в значительном ускорении работы персонала. Так, официанту становится намного проще принимать клиентские заказы. Менеджеры и бухгалтеры не испытывают трудностей во время анализа складских остатков, сведения отчетов, составления калькуляционных карт. Возможность проверить самые разные данные в любой момент времени существенно снижает вероятность махинаций со стороны персонала. Наличие наглядных отчетов позволяет провести анализ влияния тех или иных факторов на доходность. Речь идет о рекламных акциях, сезонности, специальных предложениях и так далее. Более того, администраторы смогут вносить необходимые коррективы, заниматься проведением расчетов и отчетов, необходимых для вашего бизнеса.

Таким образом, уже многие предприниматели смогли убедиться в том, что внедрение автоматизации точно не является бездумной тратой денег. Это весьма серьезный и обдуманный шаг, который обязательно выведет заведение на новый уровень и сделает его более востребованным среди клиентов. Можно будет рассчитывать на реальное снижение влияния человеческого фактора, правильное распределение ресурсов и средств, анализа различных показателей. Все это способствует повышению доходов и делает бизнес более успешным.

Однако не стоит полагать, что автоматизация кафе или ресторанов является легким процессом. Подходить к данному вопросу стоит заблаговременно и весьма ответственно. Только в таком случае получится все правильно сделать и организовать.

Из каких этапов состоит автоматизация?

Если процедура внедрения автоматизации планировалась заблаговременно и тщательно продумывалась, появится возможность определения того, в какие сроки можно окончательно установить систему и как много специалистов будет участвовать в ее разработке и настройке. Такие сведения позволят точно определиться со стоимостью проекта и сформировать бюджет. Как известно, расходы, связанные с внедрением ПО, являются прямо пропорциональными по отношению к затраченному на работу времени и количеству людей, участвующих в проекте. Помимо всего прочего, если правильно определить бюджет, получится сравнить сразу несколько программ и после консультаций с экспертами определиться с подходящим продуктом.

• На первом этапе проводится обследование, а именно, нужно продиагностировать заведение. Происходит тщательное изучение всех процессов, определяется количество автоматизированных рабочих мест и процессов, которые будут присутствовать в программе автоматизации. Что касается продолжительности данного этапа, то она составляет примерно неделю, но сроки часто варьируются в зависимости от того, насколько масштабный тот или иной проект.
• На втором этапе внедрения разрабатывается техническое задание. По времени этот процесс займет 3-4 недели. В разрабатываемом ТЗ четко определяются и прописываются программные системы, алгоритмы, отчетные формы, сферы деятельности всех пользователей и так далее.
• На третьем этапе внедрения автоматизации нужно настроить систему. Его продолжительность равна 2-3 неделям. За это время настраиваются главные алгоритмы, справочные системы, сотрудники занимаются вводом необходимых отчетных форм, предоставляется доступ тем или иным пользователям. Вообще, продолжительность этого этапа напрямую зависит от того, насколько квалифицированными являются специалисты, настраивающие систему.
• На четвертом этапе тестируется программный продукт. Для тестирования запускают тестовую демонстрационную версию, вводят все необходимые данные, затем выявляются ошибки для их дальнейшего устранения. Тестирование займет около недели-двух.
• На пятом этапе работы начинается активная эксплуатация системы. Пользователи вводят и получают все необходимые данные от нового ПО, но работа продолжает вестись и в прежней системе. В результате берется старая и новая система, все данные сопоставляются – если они сходятся, можно полностью отказываться от устаревших excel таблиц и начинать пользоваться новым автоматизированным продуктом.

Чтобы существенно сократить время, которое отводится на внедрение системы автоматизации, лучше сразу связаться с сотрудниками, реализующими систему SmartTouch POS. Они предоставят все необходимое оборудование, расскажут о том, как работать с ним, помогут с настройкой и детально ответят на любые вопросы.