Эффективное управление автоматизацией — залог успешного развития бизнеса

С каждым годом автоматизация процессов становится все более востребованным и распространенным подходом к управлению бизнесом. И это ничуть не удивительно, ведь после внедрения автоматизации становится намного легче управлять операциями, выполнять те или иные задачи, отслеживать данные, анализировать ресурсы – все это делается с помощью специального оборудования и программного обеспечения, в значительной степени сокращающих степень участия человека во многих бизнес процессах. 

Главная задача автоматизации заключается в том, чтобы существенно повысить уровень качества исполнения тех или иных предпринимательских задач. Для автоматизированного бизнеса характерно намного больше преимущество по сравнению с ручным. Как показывает практика, после внедрения вышеописанной системы повышается производительность, сильно сокращается время, которое уходит на выполнение тех или иных процессов, снижается стоимость, увеличивается точность и стабильность выполняемых задач. 

Почему нужно автоматизировать свой бизнес?

Сразу стоит выделить несколько ключевых причин, по которым в последнее время люди активно внедряют автоматизацию в свою бизнес деятельность. Речь идет об:

• Уменьшении времени, которое уходит на выполнение рутинных и шаблонных процессов. В качестве примера идеально подойдет Microsoft Excel, когда на заполнение разного рода таблиц и отчетов может уйти практически все свободное время. Если же подобная рутина будет автоматизирована, у сотрудников появится больше времени, чтобы справляться с более важными задачами.
• Ведении клиентской базы. В таком случае система напоминает «будильник», она попросту не дает забывать о тех или иных клиентах, все заявки посетителей рассматриваются в обязательном порядке.
• Сокращении рабочих ошибок. Никто не застрахован от человеческого фактора – он встречается во многих компаниях, но может быть минимизирован.
• Сохранении бизнес-логики заведения. Система автоматизации может быть гибкой (индивидуальная настройка в зависимости от задач) или жесткой (когда нельзя вносить изменения). Соответственно, заказчик может приобрести систему, полностью соответствующую его сфере деятельности и требованиям, предпочтениям.
• Оперативности использования информации. Ранее уже говорилось о том, что руководители могут рассчитывать на получение своевременной, актуальной информации, связанной со всеми процессами своей компании в кратчайшие временные промежутки.
  

Обязательное торговое оборудование для автоматизации

Полноценная и комплексная автоматизация просто-напросто не может быть представлена без современного и технологичного оборудования по типу:

• Принтеров сервис-печати. Они нужны для того, чтобы моментально печатать чеки и заказы.
• Фискальных регистраторов. Выдают чеки, на которых указана расширенная информация.
• Программируемой клавиатуры и сенсорных экранов для быстрого ввода данных.
• Считывателей штрих-кодов и магнитных карт.
• Электронного меню для посетителей.
• Мобильных терминалов.

Расширенным терминалом называют рабочее место администратора в разного рода заведениях. Он включает в себя сразу несколько модулей, которые соединены в общую систему, а их центр – это системны блок.

Правильная настройка системы автоматизации

Когда появляется необходимость создания схемы рабочих процессов или онлайн-форм, обязательно нужно придерживаться структуризации для обеспечения максимальной точности. Важно, чтобы автоматизация была легкой для всех сотрудников команды вне зависимости от того, какими техническими навыками они владеют.

Например, планируется автоматизация появления новых клиентов в системе. Для этого посетители должны предоставить свои персональные данные по типу номера телефона, имени, удостоверения личности, электронной почты и так далее). Во время автоматизации предприниматель должен убедиться в создании такой формы, которая захватывает всю важную информацию.

Иногда два процесса становятся взаимосвязанными. В таком случае администраторам необходимо создать ряд определенных условий. В качестве примера можно взять отдел по продажам и логистики. В интернет-магазине был заказан и оплачен товар. В отделе продаж эта сделка завершена, но логистика еще не отправляла продукцию. В таком случае администратором создается условие: как только менеджером по продажам принимается заказ, появляется статус «в обработке», а после оплаты происходит его изменение на «обработан» и далее он направляется в логистический отдел. Специалист, занимающийся логистикой, сначала выставляет «подготовка к отправке», а когда продукция доставлена – «сделка завершена». Благодаря наложенному автоматизированному процессу получится более эффективно управлять временными ресурсами и не вводить в заблуждение другие отделы.

Что еще нужно учесть?

После внедрения автоматизации в бизнес процесс наверняка кардинально изменится подход к обработке тех или иных задач. Для обеспечения оптимального возврата своих инвестиций необходимо правильно пользоваться инструментом. Отличным способом для достижения этого становится поэтапная автоматизация, постепенно охватывающая максимальное количество процессов и задач.

Рекомендуется сначала протестировать инструмент на конкретных задачах. Затем можно изменить их сложность и задать более строгие временные рамки. Динамика всех рабочих процессов отличается, поэтому требуется определение разумного срока и обеспечение его соблюдения.

Речь идет о весьма приемлемом и безопасном способе тестирования нового инструмента: не следует рисковать и фанатично автоматизировать все рабочий процесс без понимания того, как он работает.

Таким образом, внедрение автоматизации гарантировано изменит бизнес в лучшую сторону. Но при этом необходимо четко настроить работу системы – тогда предприниматель заметит, насколько быстро извлекается выгода и растет прибыль.