Точка продаж: как сэкономить на системе автоматизации

Мы составили практическое руководство для тех, кто уже открыл или собирается открыть кофейню, небольшое кафе, бар, киоск уличной еды, бутик вина или деликатесов. Именно такие заведения со временем развиваются в прибыльные сети. Быстрому росту малых торговых точек помогают  современные системы автоматизации. Зачем они нужны, как правильно их выбирать и тестировать – узнайте далее.

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”открыть уличную еду”>

 

Возможно, вы уже открыли свой маленький бизнес и… столкнулись с необходимостью много, точно, быстро считать. Склад и касса, расчеты с поставщиками, управление заказами на выдачу и на доставку. А зарплата, налоги, отчеты?

Калькуляторы и тетради уже не тянут на себе такой объем задач. Важные записи все чаще теряются. Официанты и продавцы в суматохе забывают, что просил посетитель. Появляются первые негативные отзывы…. Вы начинаете задумываться о компьютерном учете.

Автоматизация общепита и торговли: с чего начинать малому бизнесу?

 

Первое, что приходит на ум – бухгалтерские программы. Для начинающего бизнеса и малой торговой точки они невыгодны по двум причинам:

  • Большие затраты:
  1. Лицензионная версия (с установкой) – от 200 у.е.
  2. Сервер для хранения бизнес-данных (покупка, подключение) – от 2 000 у.е.
  3. Услуги приходящего системного администратора (IT-аутсорсинг) –от  100 у.е. /мес.

 

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”автоматизация учета”>

  • Остаток «свободного» функционала. Многое из того, что есть в типовых бухгалтерских программах, окажется незадействованным.

ВАЖНО: Бухгалтерская программа не управляет продажами – она лишь фиксирует их результаты. Вы не сможете:

— записывать клиентские заявки;

— передавать их на кухню, бар, склад и обратно;

— контролировать точность и своевременность выполнения заказов;

— оценивать эффективность работы каждого сотрудника. 

Бухгалтерские программы ведут детальный учёт финансов, имущества на балансе вашей торговой точки. Они обязательно нужны в период активного роста бизнеса. Даже тогда получится экономить – платить аутсорсинговой компании за ведение бухгалтерии. Так вы избежите затрат  на программу, оборудование, зарплату штатным специалистам. Средняя стоимость услуг для частных предпринимателей составляет от 20 у.е. в месяц.

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”автоматизация торговли”>

Всё, что от вас требуется – организовать начальный автоматизированный учёт на точке продаж и оперативно передавать данные в централизованную бухгалтерию. Задачи первичного учёта и управления продажами выполняют POS программы. О них и пойдёт речь дальше.

 

POS системы и автоматизация продаж

 

Системы автоматизации типа point-of-sale (POS,  в переводе с английского – «точка продаж») помогают управлять продажами на всех этапах – от оформления заказа до выдачи оперативных отчетов на мобильные устройства. Ниже – стандартный комплект оборудования для торгового зала, кухни, склада:

 

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”пос система купить”>

 

 

— дисплей с клавиатурой – для зала;

— кассовый аппарат (по необходимости).

— планшет на подставке – для зала и точек учета (склад, кухня);

— POS-принтер — печатает встречки, пречеки, чеки оплаты;

— сканер штрих-кодов;

— платёжный терминал банковских карт.

«Мозг» системы – POS-программа, которая охватывает все бизнес-процессы точки общепита или торговли:

 

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”мобильное приложение + для ресторана + и кафе”>

 

 

— обслуживание клиентов и продажи;

— программы лояльности – скидки, акции, бонусы;

— движение товаров на складе;

— движение средств по кассе;

— учет работы персонала;

— отчеты и анализ успешности бизнеса.

Лучшее качество POS программ – возможность установки на портативные ПК и мобильные устройства (планшеты,смартфоны) . Это позволяет максимально сэкономить на автоматизации малых точек продаж, вести учёт и контроль работы бизнеса в любых условиях.

К примеру, вы работаете в киоске, на фестивале уличной еды или на кейтеринге – выездном обслуживании. Для подключения к интернету можно взять с собой мобильный роутер, использовать SIM-карту или вести подсчеты оффлайн. При выходе в онлайн программа сама перегрузит данные о продажах на «облачный» сервер.

Что такое  «облачные» хранилища и чем они выгодны?

 

Это удаленные серверы с высокой степенью защиты. Они сохраняют бизнес-данные в закрытой зоне. К ней не имеет доступ даже провайдер, который отвечает за качество работы сервера. Правами доступа обладает только заказчик и его доверенные лица.

 

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”бесплатный облачный сервер”>

 

 

«Облако» помогает обмениваться данными внутри вашего бизнеса. С ним легко управлять одной точкой продажи либо целой сетью:

  • На каждой точке продаж можно расположить планшеты и сделать их терминалами с подключенной техникой: принтерами, сканерами, кассовыми аппаратами, т.п.  Комплект оборудования подбирается по специфике бизнеса и типу налогообложения.
  • Центром учета и отчетности становится виртуальная административная панель. Это отдельный блок POS-программы с доступом для владельца и менеджеров. В любой момент они могут поднять отчеты по складу, кассе, открытым и закрытым заказам, узнать прибыльность бизнеса и сумму налогов за месяц. Здесь же ведется учет персонала, зарплаты, клиентской базы и персональных бонусов.
  • Точки оперативного контроля – смартфоны управляющих. Мобильное приложение выбирает ключевые показатели продаж и выдает их в удобной форме на экран гаджета. Администратор может контролировать бизнес даже в отпуске или на выходном – в режиме реального времени, 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”автоматизация общепита”>

 

Плата за использование удалённого сервера входит в стоимость ежемесячной подписки на POS-программу. Вы экономите тысячи долларов на закупке и техподдержке собственного оборудования. Кроме того, не рискуете потерять данные при поломке, уничтожении либо изъятии сервера и ПК.

 

Как подобрать оборудование и выгодный пакет подписки

Многие предприниматели ориентируются на советы более опытных бизнесменов. Мы рекомендуем самостоятельный, простой и надёжный способ оценки программных решений. Он состоит из 5-ти шагов:

  1. Определить для вашего бизнеса:

 

  •  функциональные блоки  — рабочие участки, подразделения, точки продаж, точки контроля (материальной ответственности).
  • процессы – чем занимаются в каждом блоке
  • цель и задачи — по каждому блоку и процессу.

 

  1. Собрать базовый набор оборудования для продаж — планшет, принтер, сканер, Wi-Fi-роутер. Вне зависимости от выбора POS, оно вам понадобится в дальнейшей работе.

 

  1. Выбрать 2-3 пос программы автоматизации для общепита или торговли. Каждый провайдер предоставляет до 2-х недель бесплатного пользования всеми функциями своей POS системы.

 

  1. Составить план тестирования – с учетом того, что вы сможете одновременно проверять в работе лишь одну программу.

 

  1. Оформить подписку, связаться со службой техподдержки. Программа может быть сколь угодно хороша, но без грамотного внедрения и поддержки остаться «мёртвым» файлом в вашей папке загрузок. Ответственный, внимательный провайдер подскажет, как внедрить POS в бизнес, и обучит персонал.

Подписаться на бесплатное тестирование нашей системы вы можете здесь. Мы вышлем доступ к программе и поможем настроить её под ваше заведение.

Поделиться: