Мы составили практическое руководство для тех, кто уже открыл или собирается открыть кофейню, небольшое кафе, бар, киоск уличной еды, бутик вина или деликатесов. Именно такие заведения со временем развиваются в прибыльные сети. Быстрому росту малых торговых точек помогают  современные системы автоматизации. Зачем они нужны, как правильно их выбирать и тестировать – узнайте далее.

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”открыть уличную еду”>

 

Возможно, вы уже открыли свой маленький бизнес и… столкнулись с необходимостью много, точно, быстро считать. Склад и касса, расчеты с поставщиками, управление заказами на выдачу и на доставку. А зарплата, налоги, отчеты?

Калькуляторы и тетради уже не тянут на себе такой объем задач. Важные записи все чаще теряются. Официанты и продавцы в суматохе забывают, что просил посетитель. Появляются первые негативные отзывы…. Вы начинаете задумываться о компьютерном учете.

Автоматизация общепита и торговли: с чего начинать малому бизнесу?

 

Первое, что приходит на ум – бухгалтерские программы. Для начинающего бизнеса и малой торговой точки они невыгодны по двум причинам:

  • Большие затраты:
  1. Лицензионная версия (с установкой) – от 200 у.е.
  2. Сервер для хранения бизнес-данных (покупка, подключение) – от 2 000 у.е.
  3. Услуги приходящего системного администратора (IT-аутсорсинг) –от  100 у.е. /мес.

 

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”автоматизация учета”>

  • Остаток «свободного» функционала. Многое из того, что есть в типовых бухгалтерских программах, окажется незадействованным.

ВАЖНО: Бухгалтерская программа не управляет продажами – она лишь фиксирует их результаты. Вы не сможете:

- записывать клиентские заявки;

- передавать их на кухню, бар, склад и обратно;

- контролировать точность и своевременность выполнения заказов;

- оценивать эффективность работы каждого сотрудника. 

Бухгалтерские программы ведут детальный учёт финансов, имущества на балансе вашей торговой точки. Они обязательно нужны в период активного роста бизнеса. Даже тогда получится экономить – платить аутсорсинговой компании за ведение бухгалтерии. Так вы избежите затрат  на программу, оборудование, зарплату штатным специалистам. Средняя стоимость услуг для частных предпринимателей составляет от 20 у.е. в месяц.

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”автоматизация торговли”>

Всё, что от вас требуется – организовать начальный автоматизированный учёт на точке продаж и оперативно передавать данные в централизованную бухгалтерию. Задачи первичного учёта и управления продажами выполняют POS программы. О них и пойдёт речь дальше.

 

POS системы и автоматизация продаж

 

Системы автоматизации типа point-of-sale (POS,  в переводе с английского – «точка продаж») помогают управлять продажами на всех этапах – от оформления заказа до выдачи оперативных отчетов на мобильные устройства. Ниже – стандартный комплект оборудования для торгового зала, кухни, склада:

 

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”пос система купить”>

 

 

— дисплей с клавиатурой – для зала;

— кассовый аппарат (по необходимости).

— планшет на подставке – для зала и точек учета (склад, кухня);

— POS-принтер — печатает встречки, пречеки, чеки оплаты;

— сканер штрих-кодов;

— платёжный терминал банковских карт.

«Мозг» системы – POS-программа, которая охватывает все бизнес-процессы точки общепита или торговли:

 

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”мобильное приложение + для ресторана + и кафе”>

 

 

— обслуживание клиентов и продажи;

— программы лояльности – скидки, акции, бонусы;

— движение товаров на складе;

— движение средств по кассе;

— учет работы персонала;

— отчеты и анализ успешности бизнеса.

Лучшее качество POS программ – возможность установки на портативные ПК и мобильные устройства (планшеты,смартфоны) . Это позволяет максимально сэкономить на автоматизации малых точек продаж, вести учёт и контроль работы бизнеса в любых условиях.

К примеру, вы работаете в киоске, на фестивале уличной еды или на кейтеринге – выездном обслуживании. Для подключения к интернету можно взять с собой мобильный роутер, использовать SIM-карту или вести подсчеты оффлайн. При выходе в онлайн программа сама перегрузит данные о продажах на «облачный» сервер.

Что такое  «облачные» хранилища и чем они выгодны?

 

Это удаленные серверы с высокой степенью защиты. Они сохраняют бизнес-данные в закрытой зоне. К ней не имеет доступ даже провайдер, который отвечает за качество работы сервера. Правами доступа обладает только заказчик и его доверенные лица.

 

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”бесплатный облачный сервер”>

 

 

«Облако» помогает обмениваться данными внутри вашего бизнеса. С ним легко управлять одной точкой продажи либо целой сетью:

  • На каждой точке продаж можно расположить планшеты и сделать их терминалами с подключенной техникой: принтерами, сканерами, кассовыми аппаратами, т.п.  Комплект оборудования подбирается по специфике бизнеса и типу налогообложения.
  • Центром учета и отчетности становится виртуальная административная панель. Это отдельный блок POS-программы с доступом для владельца и менеджеров. В любой момент они могут поднять отчеты по складу, кассе, открытым и закрытым заказам, узнать прибыльность бизнеса и сумму налогов за месяц. Здесь же ведется учет персонала, зарплаты, клиентской базы и персональных бонусов.
  • Точки оперативного контроля – смартфоны управляющих. Мобильное приложение выбирает ключевые показатели продаж и выдает их в удобной форме на экран гаджета. Администратор может контролировать бизнес даже в отпуске или на выходном – в режиме реального времени, 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.

<img src=”http://smarttouchpos.eu” alt=”автоматизация общепита”>

 

Плата за использование удалённого сервера входит в стоимость ежемесячной подписки на POS-программу. Вы экономите тысячи долларов на закупке и техподдержке собственного оборудования. Кроме того, не рискуете потерять данные при поломке, уничтожении либо изъятии сервера и ПК.

 

Как подобрать оборудование и выгодный пакет подписки

Многие предприниматели ориентируются на советы более опытных бизнесменов. Мы рекомендуем самостоятельный, простой и надёжный способ оценки программных решений. Он состоит из 5-ти шагов:

  1. Определить для вашего бизнеса:

 

  •  функциональные блоки  — рабочие участки, подразделения, точки продаж, точки контроля (материальной ответственности).
  • процессы – чем занимаются в каждом блоке
  • цель и задачи — по каждому блоку и процессу.

 

  1. Собрать базовый набор оборудования для продаж — планшет, принтер, сканер, Wi-Fi-роутер. Вне зависимости от выбора POS, оно вам понадобится в дальнейшей работе.

 

  1. Выбрать 2-3 пос программы автоматизации для общепита или торговли. Каждый провайдер предоставляет до 2-х недель бесплатного пользования всеми функциями своей POS системы.

 

  1. Составить план тестирования – с учетом того, что вы сможете одновременно проверять в работе лишь одну программу.

 

  1. Оформить подписку, связаться со службой техподдержки. Программа может быть сколь угодно хороша, но без грамотного внедрения и поддержки остаться «мёртвым» файлом в вашей папке загрузок. Ответственный, внимательный провайдер подскажет, как внедрить POS в бизнес, и обучит персонал.

Подписаться на бесплатное тестирование нашей системы вы можете здесь. Мы вышлем доступ к программе и поможем настроить её под ваше заведение.