Общий порядок работы с кассой без фискального регистратора

Работа на кассе подразумевает соблюдение кассовой дисциплины – правил, касающихся обращению с деньгами и отчетности по кассе. Основные правила кассовой дисциплины приведены ниже:
• любое движение денег по кассе подтверждается в документах. Внесение разменной наличности, инкассация (изъятии денег), расчет с клиентом, расходные платежи вызывают формирование документов и отражение сумм в отчетах. По документам, отчетам и журналам действий пользователя можно осуществлять проверки и тем самым контролировать кассиров;
• совершая расчеты по кассе, необходимо чтобы кассир проверял себя самостоятельно. Это также позволит избежать недостачи и излишков. Основные причины неправильного учета это ошибки кассира: неправильно посчитанный при получении размен, ошибка в подсчете денег, принятых от клиента, ошибка при выдаче сдачи, ошибка при пересчете денег, переданных менеджеру при инкассации. Сверяют деньги по формуле: Остаток в кассе = Выручка + Остаток на начало дня + Сумма полученного размена – Сумма инкассации — Сумма расходных платежей;

Сумма остатка в кассовом ящике не должна превышать установленный лимит. Если денег больше, необходимо инкассировать излишки.

 

Для обеспечения правильной (с точки зрения учета) и удобной работы (кассира, продавца, официанта) предлагаем следующий порядок:

 

1) Прежде чем начать работать следует проверить установленные для Заведения настройки программы:

в режиму кассового дня  (без кассовых смен) соответствует убраный флажок в Панели администрирования: Настройки\Заведения\Ручное закрытие Кассовых смен или в приложении на планшете SmartTouch POS: Главное меню\Настройки\Настройки\Ручное закрытие Кассовых смен

режиму кассовых смен соответствует установленный флажок в Панели администрирования: Настройки\Заведения\Ручное закрытие Кассовых смен или в приложении на планшете SmartTouch POS: Главное меню\Настройки\Настройки\Ручное закрытие Кассовых смен

режим кассового дня — все кассовые операции фиксируются в разрезе учетного периода — календарного дня от 00 до 24 часов автоматически. Смена дня означает его закрытие (недопущение внесения документов и корректировок) после 24 часа 00 минут текущего дня.

режим кассовых смен — допускает работу нескольких смен в течении дня (суток). Смены можно закрывать в любое время. Кассовые операции фиксируются в разрезе смен. Момент закрытия текущей смены и открытия новой, определяет временные границы учетного периода. После момента закрытия смены не допускается проведение каких либо операций в закрытой смене. 

Проверьте соответствие касса — заведение в поле Панели администрирования: Настройки\Заведения\Основная\Касса по умолчанию для выручки с продаж

 

2) В начале рабочего дня заведения, перед началом продаж необходимо внести в кассу разменную наличность.

Для этого необходимо выполнить операцию Служебное внесение:

  • на планшете в разделе Касса нажать кнопку «Внесение наличных«
  • подтвердить намерение внести наличных — ответить Да в диалоге «Вы действительно хотите внести наличные»
  • в окне Сумма взноса в поле Платеж указать сумму внесенной разменной наличности, например 1000. В поле Комментарий можно сделать запись «Внесенная разменная наличность»
  • нажать зеленую кнопку «V» для подтверждения

в результате выполнения операции внесенная сумма отразится

на планшете в отчетах:

  • х-отчете в разделе Служебный внос
  • Отчеты\По чекам
  • Отчеты\Лог действий
  • Закрытые заказы

Пример служебного внесения на 1000грн. в закрытых заказах

zak-vn

в Панели администрирования:

  • \Заказы\Колонка «Сумма»
  • \Отчеты\Кассовый отчет или \Финансы\Кассовый отчет

В случае нехватки разменных денег, в течении рабочего дня, можно повторно выполнить операцию Служебное внесение

 

Пример отображения служебного внесения на 1000 грн. в Панели администрирования \ Заказы

zak-pa-vn

 

3) При продаже товара  суммы фиксируются в документах Заказы и отображаются в отчетах.

 

4) При возврате товара, покупателю возвращаются деньги, при этом сумма возврата отображается в отчетах и заказах.

Операция возврата выполняется на планшете в окне «Закрытые заказы». Для возврата необходимо установить указатель на заказ и нажать кнопку Возврат. Подтвердить возврат в диалоге «Вернуть этот заказ».

Результат возврата отобразится в отчетах или в виде заказа с отрицательной суммой в разделе закрытые заказы на планшете.

 

5) При расходном платеже.

Для выполнения операции расходный платеж необходимо на планшете в разделе Касса

  • нажать кнопку Расходный платеж
  • Указать сумму и наименование статьи (при необходимости)
  • При оплате наличными за поставленный на точку продажи товар  данные о расходном платеже отображаются в отчетах.

6) Служебное изъятие или инкассация. Производить:

  • в случае превышения установленного лимита наличных денег в кассе
  • в конце кассового дня (или смены)

Для выполнения операции служебного изъятия необходимо на планшете в разделе Касса

  • нажать кнопку Изъятие наличных
  • в диалоге «Вы действительно хотите изъять наличные» ответить Да
  • в поле платеж внести значение изымаемой суммы
  • в поле комментарий внести текст пояснений, например «превышение лимита»
  • подтвердить операцию — нажать зеленую кнопку
  • в случае превышения изымаемой суммы сумме остатка денежных средств появится предупреждение — «Сумма больше чем в сейфе»

 

7) Для контроля работы кассы и недопущения недостачи или излишков, периодическая в течении дня проверяйте остатки денежных средств:

сверяйте фактические остатки в денежном ящике с показателями X- отчета.

 

8) Корректировка остатков денежных средств выполняется в случае несоответствия остатка денежных средств в Мобильном Приложении окно»Касса» X-отчет раздел Наличные и остатка отображаемого в Панели администрирования Отчеты\Кассовый отчет\Колонка «Остаток на конец»

Для выравнивания остатков:

  • в Мобильном Приложении окно»Касса» нажать кнопку «Внесение наличных», внести сумму соответствующую сумме фактически находящихся в кассе денег
  • в Панели администрирования: Заказы\Корректировка кассы установить значение равное разнице  суммы фактически находящихся в кассе денег и суммы указанной в Панели администрирования Отчеты\Кассовый отчет.

 

9) В конце кассового (рабочего) дня необходимо сверить остатки денежных средств в кассе с показателями отчетов и при необходимости провести инкассацию (операция изъятие наличных).

Для проверки можно сформировать Х-отчет и кассовый отчет

Настройка порядка следования и вида оплаты по умолчанию

Настройка порядка отображения видов оплаты производится в Панель администрирования\Настройки\Вид оплаты\Поле: Порядок сортировки

Программа сортирует виды оплаты на планшете в окне продаж в порядке возрастания  значения поля «Порядок сортировки».
То есть если вы укажите 1 для типа оплаты «Наличные» и 2 для типа оплаты «Плат.Карта», на планшете в окне продаж будут выведены типы оплаты в следующем порядке:
Наличные, Плат.Карта.

Pay

 

 

В том случае когда настройках мобильного приложения установлен чекбокс «Установить вид оплаты по умолчанию», в диалоге подтверждения оплаты (после нажатие кнопки «Оплатить»)  если не выбрать вид оплаты и нажать кнопку подтверждения, автоматически будет подставлен вид оплаты с наименьшим значением поля «Порядок сортировки», в нашем случае — «Наличные».

vi-op-um-set

 

В том случае когда в настройках мобильного приложения чекбокс «Установить вид оплаты по умолчанию» не установлен и при оплате не выбран  вид оплаты, программа не позволяет произвести оплату о чем предупреждает дополнительным сообщением «Ошибка. Пожалуйста выберите способ платежа».

Обязательное подтверждение необходимости выбора платежа, позволяет исключить случайные ошибки оператора.

Организация безопасного доступа пользователей планшета

В Панели администрирования:

* Создать и настроить права для групп пользователей (Кассиры, Администраторы, Официанты) Доступ\Группы пользователей

* Назначить Пользователям мобильного приложения соответствующие Группы пользователей в  Доступ\Пользователи планшета

Доступ пользователей Мобильного Приложения (официантов, продавцов)

Пользователи Мобильного Приложения (планшета) создаются в Панели администрирования Доступ\Пользователи планшета.
Для идентификации пользователей используется ПИН-код, который определяется в поле «Пароль».
Права доступа Пользователей планшета (Официантов, Продавцов) определяется принадлежностью к одной из групп пользователей, например «Официанты».
Использование ПИН-кода позволяет:
* официанту работать только со своими заказами.
* вести учет продаж и время Работы каждого официанта (Продавца).

Авторизация

Для авторизации в Мобильном Приложении на Планшете введите логин и пароль Администратора Заведения (из письма регистрации) или из Панели Администрирования Доступ\Пользователи ВЕБ панели. После первого входа программа запомнит логин и пароль. В дальнейшем необходимо будет вводить только ПИН-коды Пользователей Планшета.

Сменить Администратора Заведения, под которым вошли первый раз можно на планшете в Мобильном Приложении Настройки\Подключение  «Вы вошли как.. Выйти» .

Редактирование учетной записи администратора можно сделать в Панели Администрирования Доступ\Пользователи ВЕБ панели

Добавить или изменить Пользователей планшета (Официантов, Продавцов) можно в Панели Администрирования: Доступ\Пользователи планшета
Настроить права доступа для Групп Пользователей планшета (Официантов, Продавцов) можно в Панели Администрирования: Доступ\Группы пользователей планшета

Отправка Базы Данных планшета в службу поддержки

Если не получилось самостоятельно устранить проблему возникшую на планшете, необходимо:

отправить базу данных в службу поддержки:

* Зарегистрироваться на планшете Администратором Заведения

* Как можно полнее сформировать суть проблемы в поле Поддержка\Отправить вопрос в поддержку

Нажать кнопку «Отправить»

* Нажать кнопку на Планшете Главное меню\Настройки\База данных\Отправить базу данных в поддержку

Служба поддержки немедленно приступит к решению Вашей проблемы.

Заказы с планшета не видны на Панели администрирования в разделе ЗАКАЗЫ

Если на Панели администрирования\Заказы не видны заказы сделанные на планшете, необходимо проверить:

* Работоспособность Интернета на Планшете — попробуйте открыть в браузере любой сайт (например, http://smarttouchpos.eu).

* Работоспособность связи между Планшетом и Облаком  — нажмите кнопку с изображением Облака на Планшете в разделе Закрытые заказы  — программа выполнит принудительную отправку данных.

Если  Интернет и соединение с Облаком работают, но Заказы в Панели администрирования не появились — отправьте базу данных в службу поддержки (на Планшете: Главное меню\Настройки\База данных\Отправить базу данных в поддержку), мы определим причину и устраним неисправность.

 

Введенные в Панели администрирования товары не видны на планшете

в Панели администрирования:

  • Проверить наличие товара в Меню в Товары\Элементы прайса.  Установить необходимый Прайс (Слева вверху) , просмотреть пропавшие позиции.
  • Проверить, соответствие Прайса и Точки продаж  в поле Настройки\Заведения\Прайс .
  • Проверить соответствие  Доступ\Пользователи Веб панели\Пользователь\Логин и Администратору Заведения под которым был произведен вход на Планшет
  • Проверить соответствие Заведения Пользователю: Доступ\Пользователи Веб панели\Заведение\

После редактирования данных в Панели администрирования, для обновления информации на планшете перезапустите Мобильное Приложение.

Окно Мобильного Приложения ГОСТИ

Окно Гости содержит список постоянных клиентов заведения и позволяет:

* вести учет гостей и их контактов

* проверять правомерность предоставления скидки

* сверять предъявителей карточки с фотографиями

* вести учет преференций постоянных клиентов

В окно «Гости» можно попасть через главное меню приложения.

Видеоурок 4. Скидки и акции

1. Ручная скидка по QR коду
2. Автоматическая скидка по времени на группу товаров
3. Акция 2-ой напиток бесплатно
4. Скидка на определенную категорию продукции
5. Автоматическая скидка на все товары кроме определенной группы

Видеоурок 5. Создание нового заведения

  1. Создание нового заведения
  2. Создание пользователей нового заведения
  3. Создание склада для нового заведения
  4. Создание кассы для нового заведения
  5. Проверка работы нового заведения — продажа с планшета согласно общего прайса
  6. Создание нового меню (прайса) для нового заведения
  7. Проверка работы нового прайса при помощи продажи с планшета. Просмотр результатов отчетов.

Видеоурок 1. Создание и продажа собственного продукта (капучино)

  1. Создание товарных групп
  2. Создание ингредиентов
  3. Создание блюда
  4. Формирование калькуляционной карты
  5. Продажа блюда с планшета
  6. Просмотр результатов продажи — отчеты и закрытые заказы

Начните продавать с планшета

1. Запустите мобильное приложение SmartTouch на планшете. Введите ваш логин и пароль, полученный при регистрации, а затем пин-код пользователя (по умолчанию: «1»)
2. Зайдите в окно Продажи. Для оформления заказа необходимо:
• Выбрать элементы на правой панели: Меню (товары\блюда) . Элементы Меню или Прайса будут расположены под кнопками с названием групп меню, в том порядке, который Вы для них определили в Панели администрирования: Товары\Элементы прайса
• Указать количество
• Подтвердить

С более детальной информацией о том, как начать работать с мобильным приложением вы можете ознакомиться тут

 

В видеоуроке №1, на примере капучино, создание и продажа собственного продукта.

Настройте принтер

В Панели АдминистрированияНастройки\Принтеры: Создать
• Укажите наименование принтера, например «Принтер предчеков» или «Принтер в мясном цехе».
• Выберите модель принтера
• Укажите IP адрес для сетевого принтера
IP адрес принтера задается при помощи специальной утилиты, которая поставляется с принтером.
IP адрес должен находиться в той же сети, что и Планшет.

После настройки принтера, необходимо пользователю планшета повторно зайти в приложение.
Для печати Предчеков Заведения, выберите принтер: Настройки\Заведения\Принтер : «Принтер предчеков».
Для печати «Встречек» (заказов на кухню) укажите для каждого блюда соответствующую категорию печати.

Например, чтобы заказы на блюда печатались на принтере установленном кухне, а коктейли в баре:
Товары\Товары и Блюда\…Блюдо… «Котлета по-киевски»\Категории\Кат. Печати: «Принтер на кухне»

Товары\Товары и Блюда\…Коктейли… «Слеза комсомолки»\Категории\Кат. Печати: «Принтер в Баре»