ЕГАИС учет алкоголя общее описание (только для РФ)

ЕГАИС — это облачная, общенациональная система учета движения алкогольной продукции, которая работает в режиме оффлайн, т.е. ответы к системе появляются не сразу, а с задержкой. Время задержки может быть от 5 мин до более часа.

Обмен информацией производится описанными xml структурами.

1.1. Объекты системы ЕГАИС

Контрагенты — это производители (также иностранные), импортеры, оптовые и розничные продавцы. Каждому контрагенту присвоен ID, а также общая информация : ИНН, адрес, полное и краткое наименование, и др.

Продукция — все, что содержит спирт и есть пищевой продукцией, зарегистрировано как продукция. Реквизиты : производитель, импортер, наименование, содержание спирта, вид, емкость и AlcCode – уникальное значение. На каждый объект (бутылка, бочка) клеится акцизная марка и марка pdf417, которая содержит всю информацию про бутылку/бочку.

         Ключ шифрования — каждому участнику оборота алкоголя и зарегистрированному в системе ЕГАИС, выдается флешка с индивидуальным ключем шифрования, в каждый магазин/точку реализации/перевалочный склад выдается свой ключ.

УТМ — универсальный транспортный модуль, программа для Windows,  должна быть в каждом месте, где есть движение алкоголя : производство, оптовые склады, розница, общепит.

УТМ использует для своей работы ключ шифрования, работает по HTTP протоколу, связывается с сервером ЕГАИС, получает от него информацию и отправляет ему запросы в виде xml структур.

 

        1.2. Информационные элементы системы ЕГАИС

Каждому физическому объекту спроектировано его описание в виде xml структуры.

Это справочники: производители, импортеры, оптовые и розничные продавцы, места хранения и реализации, продукция.

Также учету в ЕГАИС подлежат операции с алкогольной продукцией: производство, импорт, перемещение между складами, перемещение между контрагентами, складские операции учета (постановка на учет, списание), реализация конечному потребителю, идентификация легальности. При этом параллельно продолжается оборот неучтенного алкоголя.

Оптовая продажа сопровождается созданием документа ТТН. Документ создается отправителем и направляется  получателю через сервер ЕГАИС. Также сервер ЕГАИС проводит контроль содержания ТТН на легальность и отправляет получателю документ “СправкаБ”, который подтверждает легальность получаемой ТТН.

Справка А — генерится в момент оформления импорта, во внутреннем обороте почти не используется.

На ТТН получатель обязан отправить “Акт”. Акт может быть актом подтверждения, актом отказа, актом недостачи/пересортицы.  Каждый документ имеет свою структуру. На отправку акта сервер ЕГАИС отправляет ответ, называемый Тикет.

 

До 2017 года общепит был обязан принимать ТТН, делать Акты подтверждения, по кварталу составлять отчет по реализации.

С 2017 года в общепите вводится требование отправки ежедневного отчета по реализации.

Поэтому вводятся дополнительные элементы ЕГАИС.

 

Регистр учета №1 — регистр ведет сервер ЕГАИС, содержит информацию  об остатках алкогольной продукции в разрезе Справок А и Справок Б. Нужен для проверки состояния оптового склада и формирования ТТН.

Регистр учета №2 — регистр ведет сервер ЕГАИС, содержит информацию об остатках алкогольной продукции без Справок Б.

Регистр№1 увеличивается при регистрации подтвеждения на ТТН прихода, списания продукции (инвентаризация, порча), документа “Возврат из торг.зала”, уменьшается при ТТН расхода, при регистрации документа “Перемещение в торг.зал”. С Регистра№1 можно регистрировать списание по розничным продажам, но при этом нужно указывать номер Справки Б.

Регистр№2 увеличивается при регистрации документа “Перемещение в торг.зал”, уменьшается при регистрации документа “Возврат из торг.зала”, регистрации “Списания с регистра№2” по разным причинам пересортица, порча, и также по причине “продаже в общепите, не требующих регистрации в ЕГАИС”.

 

Настройка ЕГАИС

Справочник ЕГАИС: Продукция

Справочник ЕГАИС: Контрагенты

ЕГАИС: Торгово транспортные накладные ТТН

ЕГАИС: Регистр№1

ЕГАИС: Регистр №2

ЕГАИС: Перемещение в торговый зал

ЕГАИС: Возврат из торгового зала

ЕГАИС: Списание с регистра№2

Урок 10. Инвентаризация при помощи Панели администрирования

  1. Создание документа Инвентаризация
  2. Автозаполнение документа Инвентаризация
  3. Заполнение документа в ручном режиме
  4. Обнуление остатков на складе
  5. Варианты работы кнопки «Заполнить учетное количество»
  6. Выгрузка документа в Excel

Оформление поступление товара. Приход на основании Оплаты

Оформление поступления товара

 

происходит при помощи оформления приходного документа в Панели администрирования в разделе Склад\Поступление товаров

Для создания приходного документа нажмите Создать

В карточке документа заполните необходимые поля:

  • Поставщик
  • Склад
  • Номер поставки
  • Комментарий

Для ввода списка товара нажмите кнопк Добавить строку

В новой строке необходимо указать:

  • товар
  • единицу измерения
  • количество
  • цену

Сумма товара будет рассчитана автоматически.

Добавляйте новую строку в таблице для каждого вида товара.

После заполнения списка товара, нажмите кнопку Сохранить

 

Приход на основании оплаты

Установите указатель строки в Панели администрирования в разделе Склад\Поступление товаров

на приходный документ, который следует оплатить.

Нажмите кнопку Ввести на основании — Оплата

Заполните реквизиты платежа в документе:

  • Касса/банковский счет источник
  • Статья движения денег
  • Контрагент
  • Сумма
  • Комментарий

Для сохранения документа нажмите кнопку Сохранить

Изменение порядка следования элементов меню

Настройка порядка следования элементов меню — (групп и товаров) происходит в Панели администрирования\Товары\Элементы прайса, при помощи кнопок Order-btn расположенных слева от наименования элемента.

Price-order

При нажатии на кнопку, происходит перемещение элемента в списке в соответствии с направлением стрелки на кнопке:

Order-btn-Topвверх по списку на 1 позицию

Order-btn-bottom вниз по списку на 1 позицию

Порядок следования элементов прайса в POS-терминале на планшете будет соответсвовать установленному порядку в Панели администрирования

Списание товаров со склада на Планшете

Списание можно производить на планшете или в Панели администрирования.

Списание в Панели администрирования описано тут.

Списание на планшете.

Для перехода в раздел «Списание» выберите опцию меню Планшета: Склад\Списание

sm

 

 

Раздел «Списание» имеет два режима работы: Товары и Документы. Переключение между режимами происходит при нажатии на соответствующую вкладку размещенную в правой верхней части окна мобильного приложения.

Spisanie1

 

В режиме Товары в правой части приложения отображается меню товаров доступных для списания. В режиме Товары производится формирование списка товаров.

В режиме Документы в правой части приложения отображается список документов списания. Данный режим предусмотрен для работы с списком документов. При навигации по списку, в левой части отображается список списаных товаров согласно документа.

sp4

 

Для создания нового документа нажмите кнопку Новый документ , при необходимости в диалоге откорректируйте дату, время создания документа, запоните поле Комментарий.

Перейдите в режим Товары для формирования списка списываемых товаров.

При нажатии на кнопку с наименованием товара, происходит добавление его в документ списания.

Количество списанного товара можно указать в диалоге после нажатия кнопки с товаром:

sp2

 

или отредактировать непосредственно в списке товаров в документе при помощи кнопок + (плюс), — (минус)

Нажатие кнопки Копировать в новый позволяет создать новый документа с таким же списком товаров, как и у документа на котором был установлен указатель.

После окончательного формирования списка товаров, нажмите кнопку Провести документ, после обмена документ будет отправлен в облако и будет доступен в Панели администрирования\Склад\Списание товаров

Проведенный документ невозможно удалить, но можно сторнировать, то есть создать новый документ с отрицательными значениями количества товаров.

Для сторнирования, установите указатель в списке документов на документ котрый следует отменить и нажмите кнопку Сторнировать, после чего будет отображен новый документ с отрицательными позициями.

Сторнирование отдельных позиций доступно только в Панели администрирования.

 

 

 

Изменение отображения порядка следования элементов прайса (меню) на планшете

При необходимости можно установить удобный порядок (сортировку) отображения папок и кнопок с товарами на планшете. Например, установить  вначале списка позиции товаров которые чаще всего продаются.

Настройка порядка следования элементов прайса для Группы Товара определяется при помощи поля «Порядок сортировки» в Панели администрирования: Товары\Элементы прайса\Карточка группы (папка)

Настройка порядка следования элементов прайса для Товара определяется при помощи поля «Порядок сортировки» в Панели администрирования: Товары\Элементы прайса\Карточка Товара\Основная

Для установки порядка следования необходимо заполнить поле «Порядок сортировки» для всех элементов прайса (меню) . Следует учитывать что чем больще значение поля тем ниже в списке он будет отображаться в меню на планшете

Работа с списком товаров

Список товаров находится на Панели администрирования \Товары\Товары и блюда
Следует учесть, что наименование «Товар»  является обобщенным для Товаров, Ингредиентов, Продукции (Блюд), Полуфабрикатов, Услуг

Для общности наименования в программе принято называть Товары более универсальным термином — Элементы.

Элементы находятся  в Группах товаров. Для удобства поиска товаров, организация структуры Групп товаров является иерархической, то есть внутри Группы могут находиться другие Группы. Пользователь может создавать собственную структуру Групп и наполнять ее Элементами  в зависимости от удобства для ведения своего бизнеса.

Кнопка Создать Группу — предназначена для создания новой группы Элементов.

Поле Родитель определяет вышестоящую (Родительскую) группу в которой находится текущая Группа.

Переход между группами осуществляется при помощи двойного клика на группе

Кнопка Создать Элемент — предназначена для создания нового элемента (Карточки товара). При создании элемента, значение его группы будет определено в поле Родитель. При необходимости значение поля Родитель можно будет изменить.

Для создания анологичных Элементов можно использовать опцию меню Копировать. Опция меню Копировать доступна после нажатия на кнопку с пиктограммой в виде шестеренки расположенной в правой части списка элементов.

В Видеоуроке 1 демонстрируются приемы работы с списком товаров.

 

Кнопка Импорт из csv-файла вызывает диалог загрузки Элементов из внешнего файла.

Кнопка Экспорт в Excel — позволяет сохранять во внешних файлах таблицы: Товары, Калькуляционные карты, Технологические карты.

Поле Поиск товара фильтрует список элементов в соответствии с значением поля.

 

Дата запрета редактирования Складских документов

Дата запрета редактирования Складских документов — позволяет запретить изменение складских документов с датой проведения более ранней чем установленной в Панель Администрирования: Склад\Дополнительно\Склады\ —выбрать склад — «Дата запрета редактирования».

Проведение инвентаризации при помощи Планшета

Инвентаризация производится на Планшете в окне мобильного приложения Склад\Инвентаризация

Порядок работы:

* нажмите кнопку «Новый документ», укажите дату и время момента инвентаризации, при необходимости введите комментарий.

* проведите проверку остатков товара, для этого выбирайте товар из меню (в правой части окна) и указывайте его фактичеcкое количество на складе.

invent

 

Если к планшету подключен сканер, можно выбирать товар методом сканирования его штрих-кода.

Перечень товарных позиций с фактическим количеством  будет накапливаться в новом документе инвентаризации в виде списка в левой части окна.

Вы можете переключиться на другой документ инвентаризации при помощи переключателя Товары\Документы

* нажмите кнопку «Провести документ» после ввода всех фактических остатков товара на складе. Информация об инвентаризации будет передана в облако и отобразится на Панели администрирования в разделе Склад\Инвентаризация в виде документа.

* Чтобы сравнить фактический и расчетный остаток товаров на складе необходимо в Панели администрирования открыть документ инвентаризации по адресу Склад\Инвентаризация.

кнопка Копировать позволят создавать копию документа инвентаризации с целью дальнейшей его актуализации.

Кнопка Удалить позволяет удалить документ если он не был еще проведен.

Кнопка меню […] позволяет редактировать момент и комментарий документа если он не был еще проведен.

Добавление изображений в меню выбора товаров

Изображения  продуктов на кнопках меню выбора товаров добавляются при помощи кнопки «Загрузка фотографии» в Панели администрирования: Товары\Элементы прайса. Кнопки «Загрузка фотографии» расположены в правой части в иерархического списка элементов прайса.

Load-img

 

Чтобы увидеть изменения на планшете, необходимо повторно зайти в мобильное приложение

 

Создание приходного документа в Мобильном приложении

Для работы с приходными документами выберите в меню опцию Склад\Приходы

В зависимости от переключателя «Товары\Документы» окно «Приходы» изменяется режим работы формы:

Режим «Товары» — работа непосредственно с приходным документом — создние, редактирование, копирование приходной накладной.

Режим «Документы» – работа с списком приходных документов.

 

При использовании режима «Товары» в левой части экрана располагается список товаров (продуктов), в правой меню выбора товаров.

Prihodi

Для создания нового документа необходимо нажать кнопку «Новый документ», в диалоге выбрать Поставщика. При необходимости укажите дополнительные сведения — номер, комментарий, дату (время) документа. Наполнение товарами накладной происходит при нажатии на соответствующие кнопки  в меню выбора товара.

Изменение цены товара. Для изменения стоимость базовой единицы товара необходимо нажать на цену в списке выбранных товаров. В диалоге укажите новую цену.

price

 

Изменение количества товара. Для изменения количества товара необходимо нажать на количество в списке выбранных товаров. В диалоге укажите новое количество.

qua

 

Редактирование списка товаров возможно пока документ не был проведен (не нажималась кнопка «Провести документ») После нажатия кнопки «Провести документ»,  документ сохраняется в базе данных Облака и становится доступным для работы в Панели администрирования\Склад\Поступление товаров.

Создать новый документ можно при помощи кнопки «Копировать в новый», в этом случае автоматически будет создан документ  являющийся копией исходного документа. Новый документ можно будет отредактировать.

Кнопка «Сторнировать документ» необходима для отмены проведенного документа, автоматически создается новый документ с товарными позициями, как у сторнируемого документа но с отрицательным количеством товара.

 

В режиме «Документы» правая часть экрана представляет собой список приходных документов. Список документов отфильтрован по датам. Период фильтрации отображается чуть выше списка документов, нажатие на нем приводит к вызову календариков для его (периода) изменения. При перемещении по списку обновляются товарные позиции документа в левой стороне экрана.

В режиме «Документы» возможно копирование, создание, сторнирование документов.

.

Prihod-2

Списание товаров со склада на Панели администрирования

Списание можно производить в Панели администрирования или на планшете:

Списание на планшете описано тут.

В Панели администрирования:

* Товар без калькуляционной карты списывается в Склад\Списание товаров

* Блюда с калькуляционной картой списываются в Склад\Производство общепит.

Для автоматического списания установить флаг в Панели администрирования: Настройки\Учетная политика\Автоматически списывать. Списание будет происходить автоматически после каждой продажи.

Нажатие кнопки Сформировать списание в Склад\Списание товаров и Склад\Производство общепит произведет списание на момент нажатия кнопки

Если на складе имеется остаток товара, списание происходит с учетом средневзвешенной его цены.

Если остатка нет и разрешено списание в минус (установлен флаг Настройки\Учетная политика\Разрешить списание при отсутствии товара на остатке) — программа списывает по цене последнего прихода. Цена прихода определяется в Панели администрирования: Склад\Поступление Товара.

Производство общепит

Документ Производство общепит находится в Панели администратора: Склад\Производство общепит и предназначен для ведения учета списания продуктов.

Возможны два режима списания:

1. По продажам — списание со склада по факту продажи блюд. Автоматически создается документ списания проданных блюд с расчетом себестоимости согласно состава ингредиентов из которых они были приготовлены.

Нажатие кнопки Сформировать списание по продажам в  Склад\Производство общепит создает только документы для списания по продажам.

2. По производству — списание по факту производства блюд и полуфабрикатов.

Для учета производства необходимо в карточке товара  Панель администрирования: Товары\Товары и Блюда\…

* В поле Склад производства определить склад на котором будет оприходовано блюдо после приготовления.

* В разделе Кальк.карта должен быть определен состав ингредиентов необходимых для приготовления.

 

После приготовления, Блюдо  поступает на склад производства по себестоимости, рассчитанной согласно калькуляционной карте. Соответственно происходит списание ингредиентов входящих в его состав.

При перемещении на другой склад для последующей продажи,  Блюдо будет учтено и в дальнейшем списано как Товар (без калькуляционной карты) по себестоимости склада производства.

 

Документы по списанию произведенных блюд создаются вручную следующим образом:

1. Нажать кнопку Создать

2. В карточке документа установить Режим производства

3. При помощи нажатия кнопки Добавить строку в таблице Продукция блюда - сформировать список произведенных блюд

4. Нажатие кнопки Заполнить заполняет список ингредиентов блюда из его калькуляционной карты

5. При помощи  списка Ингредиенты  можно откорректировать состав блюда, например  оформить замену продуктов при производстве

 


 

Если на складе имеется остаток товара, списание происходит с учетом средневзвешенной его цены.

Если остатка нет и разрешено списание в минус (установлен флаг Настройки\Учетная политика\Разрешить списание при отсутствии товара на остатке) — программа списывает по цене последнего прихода. Цена прихода определяется в Панели администрирования: Склад\Поступление Товара.